新闻发布会是公司与媒体交流的一个重要机会，值得珍惜。代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响，如果表现不佳，公司的形象无疑也会受到负面影响。

新闻发言人的条件一般包括以下几个方面：良好的外形及表达能力，丰富的知识面，清晰明确的语言表达能力、倾听能力和反应力，整洁大方的外表和得体的身体语言，执行原定计划并灵活调整的能力，以及现场调控能力，能够充分控制和调动发布会现场的气氛。

媒体邀请技巧也很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上既不能过多，也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加，必要时如现场气氛热烈，可以邀请平面媒体记者与摄影记者一起前往。邀请时间一般提前3至5天为宜，发布会前一天可以做适当的提醒。对于联系较多的媒体记者，可以采取直接电话邀请的方式；对于相对不熟悉的媒体，或者发布内容比较严肃庄重的情况，可以采取书面邀请函的方式，适当制造悬念，以吸引记者对发布会的兴趣。

一种可选的方式是在开会前不透露新闻，给记者一个惊喜，让他们有“我要在第一时间把这个消息报道出来”的想法，这会使很多媒体都在改写新闻。如果事先就透露出去，用记者的话说就是新闻已经被破坏，看到别的报纸已经报道出来了，写新闻的热情会大大减小，甚至不想再发布。无论一个企业或某些报社记者多么熟悉新闻发布会之前的重大新闻内容，都不可以透露出去。

在记者邀请过程中需要注意，一定要邀请新闻记者，不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时媒体广告人员希望借发布会的时间进行业务联系，并做出可帮助发稿的承诺，必要时应进行回绝。